Kernaufgaben eines Convention Bureaus - Einblicke aus der Konzeption des Convention Bureaus Saarbrücken/Saarland

Der Wandel der Aufgaben von Convention Bureaus wird gerade durch die Folgen der Corona-Pandemie in besonderem Maße befeuert. MICE-Veranstaltungen werden auch künftig stattfinden. Ihr Charakter wird jedoch noch mehr als bisher auf dem sozialen Moment fußen und kreativer und individueller im Ablauf sein. Die MICE-Branche muss sich an die veränderte Nachfrageseite anpassen, dies bedeutet nicht zuletzt eine Entwicklung hin zu innovativen Lösungen. Das spiegelt sich auch im Aufgabenportfolio eines Convention Bureaus wieder.

Um sich als MICE-Standort optimal zu positionieren und den MICE-Markt adäquat bearbeiten zu können, hat sich die Congress-Centrum Saar GmbH dazu entschieden, ein Convention Bureau für die Landeshauptstadt und Region aufzubauen. Dieser Prozess ermöglicht einen guten Einblick zu den Aufgabenbereichen eines zukunftsfähigen Convention Bureaus.

Übergeordnetes Ziel eines Convention Bureaus ist es, das lokale MICE-Netzwerk zusammenzubringen und zu stärken sowie den MICE-Standort an potenzielle Veranstalter zu vermarkten. Zusätzlich müssen Convention Bureaus derzeit mit konkreten Aufgaben und einem maßgeschneiderten Aktionsplan die Wiederaufbauarbeit der MICE-Segmente nach der Corona-Pandemie leisten.

Die Aufgabenbereiche für ein Convention Bureau lassen sich in fünf außengerichtete Aufgabenfelder unterteilen, die im Folgenden im Fokus stehen sollen:

• Das MICE-Management umfasst die strategische Steuerung und Entwicklung der MICE-Destination. Darunter fallen z.B. die Konzeption und Umsetzung der MICE-Strategie sowie das entsprechende Monitoring der Entwicklungszahlen. Zudem werden Maßnahmen angestoßen, welche Impulse im MICE-Netzwerk auslösen und die Gesamt-Destination z.B. in Puncto Know-how, Digitalisierung oder Nachhaltigkeit voranbringen.
• Der Bereich MICE-Beratung setzt den Fokus auf Impulsgebung und den Wissensaustausch im Netzwerk. Das Convention Bureau verfolgt hier das Ziel der Qualitätsentwicklung der MICE-Leistungsträger und die Weiterentwicklung der MICE-Angebote/Produkte unter anderem zu den Themen Digitalisierung, hybride Veranstaltungen, kontaktarme Formate, Nachhaltigkeit, … Durch die sich stetig wandelnden Anforderungen an eine zeitgemäße Veranstaltung und entsprechende Services kommt diesem Aufgabenbereich eine besondere Bedeutung zu.
• Im Aufgabenfeld MICE-Content steht die Produktion von hochwertigen, markenkonformen Inhalten (Bild, Bewegtbild, Texte/Geschichten etc.) für das Marketing des Convention Bureaus sowie der MICE-Akteure im Mittelpunkt. Dieser Bereich ist zentral, um den Standort über die eigenen und die Kommunikations-Kanäle der Partner in einer einheitlichen Bild- und Text-Sprache zu bewerben.
• Der Aufgabenbereich MICE-Marketing beschreibt die Außen-Vermarktung des MICE-Standortes, die aktive Akquise von Veranstaltungen sowie die Kundenbindung und Kundenpflege. Das MICE-Marketing muss mehr denn je in Zusammenarbeit mit den Akteuren des Netzwerks geschehen. Hierfür bieten digitale Lösungen heute eine besondere Chance der Akteurs-Einbindung.
• MICE-Services beschreibt die Beratungs- und Unterstützungsleistung für potenzielle Veranstalter. Hier punktet das Convention Bureau als Experte der Region und als Bindeglied in die lokalen Netzwerke, welches passgenaue Kontakte, detailliertes Wissen und die perfekten Bausteine für eine einmalige Veranstaltung liefern kann. Der Großteil der Informationen und Service-Leistungen zum Standort (Standortüberblick, Tool zur Location-Suche etc.) sollten potenziellen Veranstaltern bequem über Website zugänglich sein.

Die vorgestellten Aufgabenbereiche stellen in Zukunft den Mittelpunkt der Arbeit des Convention Bureaus Saarbrücken/Saarland dar. Die Konzeption der Aufgabenbereiche und die Erstellung eines zugrundeliegenden Business Plans erfolgte in drei digitalen Strategie-Meetings. Unter aktiver Einbindung wichtiger lokaler Schlüsselakteure aus Hotellerie, Verwaltung, Wissenschaft und Event-Branche wurde ein Convention Bureau konzipiert, welches den aktuellen Herausforderungen und Trends der Branche begegnen kann und den Tagungs- und Kongressstandort Saabrücken/Saarland künftig aus einer Hand vermarktet.

Benötigen auch Sie Beratung im Umgang mit den Herausforderungen im MICE-Tourismus? Sprechen Sie uns gerne an.